Mijn Omgeving en Webshop met Laravel Filament

Over Medica

Medica is dé studievereniging voor geneeskundestudenten aan de KU Leuven. Naast studiehulp en boekenverkoop organiseert Medica tal van activiteiten, van gezellige feestjes tot interessante lezingen en netwerkevenementen. Het is de plek waar studenten samenkomen om hun studietijd niet alleen leerzaam, maar ook leuk en sociaal te maken.

Daarnaast kunnen leden zich inzetten voor de vereniging, bijvoorbeeld door mee te werken in Doc’s Bar of zich aan te sluiten bij een commissie. Medica zorgt ervoor dat studenten makkelijk hun studiemateriaal kunnen vinden, nieuwe mensen leren kennen en het beste uit hun studententijd halen.

Laravel Webshop voor honderden boeken met automatische nabestelling

Een speerpunt van een studievereniging is de verkoop van boeken en studiemateriaal aan studenten die lid zijn. In de webshop van Medica kunnen leden alle boeken kopen, afgestemd op hun eigen studiejaar. Door middel van het custom voorraadsysteem ziet de student gelijk welk boek wel en niet op voorraad is. Per mail worden studenten op de hoogte gehouden wanneer boeken alsnog op voorraad zijn. En raakt een boek uit voorraad, dan worden er automatisch vanuit de webshop nieuwe exemplaren besteld bij de uitgever.

De webshop zit volledig geïntegreerd in de Mijn Omgeving van Medica.be. Studenten kunnen inloggen in die omgeving met hun KU Leuven account door middel van van Single Sign On. Makkelijk voor de studenten en zo weten de beheerders zeker dat alleen ingeschreven studenten gebruik maken van de site.

Boeken die op voorraad zijn kunnen worden opgehaald door studenten bij “Doc’s Bar”. En om dat proces soepel te laten verlopen hebben we een speciaal afhaalsysteem ontwikkeld. Bij binnenkomst voeren studenten hun studentnummer in op een computer, waarna de bestelling in het scherm verschijnt bij een ‘raper’ van Medica. Die kan vervolgens de boeken bij elkaar zoeken in het magazijn en de boeken één voor één afstrepen en markeren als afgehaald. Zo blijft de administratie van bestellingen overzichtelijk en 100% kloppend.

Met zoveel custom functionaliteit in een Webshop en Mijn Omgeving is Laravel Filament hét systeem dat alles aankan

Dynamische contracten gekoppeld aan Stripe in Laravel Webshop

Studenten kunnen ook de “Zaal Monella” (ZaMo) huren voor bijvoorbeeld een verjaardagsfeest of andere gelegenheid. Via een online boekingsformulier zijn de beschikbare data en tijden in te zien en vast te leggen. De beschikbare data en tijden zijn in te stellen door de beheerders.

De beheerders van de website kunnen ook de boekingen zelf beheren. Ze kunnen aanvragen goedkeuren en afkeuren. Bij het goedkeuren van een aanvraag wordt er een contract verzonden naar de aanvrager die te ondertekenen is via Boldsign. Na het tekenen door beide partijen kan de beheerder de huurprijs ophalen uit het systeem. Deze huurprijs is afhankelijk van verschillende factoren, zoals korting op de huur voor Medica leden.

Met het ophalen van de huurprijs wordt er ook een betaallink vrijgegeven die opgestuurd wordt naar de aanvrager. De betaling vindt plaats door middel van een integratie met Stripe. De betaal statussen uit Stripe worden automatisch doorgegeven en aangepast in de back-end bij een reservering.

Dé Mijn-Omgeving en Laravel Webshop die elke studievereniging nodig heeft

De gehele website van Medica hebben we gebouwd in Laravel. We hebben gekozen om Filament te gebruiken als framework omdat je hiermee een krachtige standaardoplossing in handen hebt om snel CMS’en, Mijn Omgevingen en webshops in elkaar te zetten. De vele standaardopties uit Filament zijn heel goed uit te breiden met extra functionaliteiten. Check de video hieronder voor het eindresultaat of bel naar kantoor en vraag naar Marcel of Robert. Zij leggen je graag de hele case in detail uit!

De highlights van onze oplossing

• Een Filament (Laravel) Mijn Omgeving en Webshop met Single Sign On
• Speciaal afhaalsysteem van boeken voor het optimaal registreren en afhandelen van bestellingen
• Eenvoudig een zaal huren voor de gebruiker met dynamische contracten en betalen met Stripe
• Een geavanceerd puntensysteem waarbij studenten punten verzamelen door bardiensten te draaien. De punten zijn in te wisselen in een speciale beloningsstore
• Een uitgebreide eventsmodule met meerdere soorten tickets, ticket controle systeem en gegenereerde QR codes

Shift Management: Punten verdienen met bardiensten en inwisselen in de beloningsstore

Doc’s Bar is de gezellige bar van de vereniging waar veel borrels gepland zijn en waar de studenten gedurende de week vaak samenkomen. Een borrel kan uiteraard alleen slagen als er ook iemand achter de bar staat. En daar zijn studenten van de vereniging voor nodig.

Maar hoe motiveer je studenten om een bardienst te draaien? Met cadeautjes. En die cadeautjes kun je verdienen door punten te sparen. Bardiensten zijn beheerbaar in de website en in de Mijn Omgeving kunnen studenten zich inschrijven op een bardienst. En voor iedere bardienst die ze gedraaid hebben ontvangen ze punten die ze kunnen inwisselen in de speciale beloningsstore. Zo worden studenten op een leuke en laagdrempelige manier gemotiveerd om mee te helpen, waarbij ze ook nog eens beloond worden.

Inschrijven voor events, betalen via Stripe en PDF generator met QR code voor tickets

Bij Medica nemen de events die ze organiseren een belangrijke plaats in. Er zijn sportevenementen, evenementen in het kader van de studie en uiteraard zijn er tal van evenementen voor de gezelligheid en om elkaar beter te leren kennen.

Alle events kunnen makkelijk beheerd worden in de website. Studenten kunnen met een handige UX de events filteren en bekijken. Inschrijven kan in de Mijn Omgeving en de bestelde tickets worden betaald via de Stripe integratie. Na betaling ontvangt de student de tickets in zijn mailbox, compleet met gegenereerde QR toegangscodes.

Aan de deur worden de tickets gescand en kunnen de kaartjes digitaal worden gevalideerd en afgestreept. Tickets kunnen aan de deur ook worden afgekeurd indien nodig. Per event kunnen exports in CSV worden uitgedraaid met het aantal deelnemers en informatie over de deelnemers.

De impact: groot gebruiksgemak, veel flexibiliteit en future proof Webshop en Mijn Omgeving

Er zitten ontzettend veel functionaliteiten in de Webshop en Mijn Omgeving van Medica. De impact hiervan is gigantisch, zowel voor de gebruikers van de omgeving als voor de beheerders. Denk hierbij aan:

• Het gemak om de webshop met alle boeken te beheren (inclusief voorraad) en dankzij het digitale afhaalsysteem verloopt het ophalen en uitleveren van boeken heel soepel
• De leuke manier om studenten te binden aan de Doc’s Bar en uit te nodigen om een bardienst te draaien in ruil voor punten voor de beloningsstore
• Het registreren voor events is super makkelijk voor de student en tegelijkertijd is er geen administratieve rompslomp met de uitgifte en controle van de tickets
• Een zaal huren was nog nooit zo makkelijk, het hele proces is gedigitaliseerd voor zowel de gebruiker als de beheerder

Ook jouw Mijn Omgeving met webshop laten bouwen door onze Laravel specialisten?

Een uitgebreide website zoals van Medica is eigenlijk alleen maar te maken met Laravel Filament. En daar heb je het juiste team van specialisten voor nodig die precies weten wat ze doen en wat jij nodig hebt.

Die Laravel Specialisten zitten bij Van Ons. Ons ervaren team van senior back-enders werkt al jaren met Laravel. Samen met jou schrijven we precies de requirements en specs. Wij nemen daarin het initiatief, jij hoeft het alleen maar te bedenken en te benoemen. Onze digital agency is ISO 27001 gecertificeerd in in 2024 en 2025 behoorden we tot de beste bureau’s van Nederland volgens Fonk en Emerce magazine.

Ook interessant

• Lees meer over Webdevelopment bij Van Ons, al sinds 2006
• Interesse om met Laravel te werken? Bekijk onze Laravel vacature?
• Laravel is ook heel geschikt om een intranet te laten maken.