De digitalisering is in volle gang, hoe pak je de voordelen van de digitalisering & automatisering zónder alles binnen je bedrijf op z’n kop te zetten? Vaak zijn relatief simpele digitale aanpassingen een grote stap naar veel efficiënter werken.
Twee voorbeelden hiervan zijn de Coffee Company én de Boekmanstichting. Bekijk de twee cases hieronder en laat je inspireren.
CASE: Online voorraadbeheer Coffee Company
De Coffee Company is een mooie franchise onderneming waarbij service naar klanten voorop moet staan en de administratie zo simpel mogelijk moet zijn voor franchise ondernemers.
Voor de Coffee Company hebben wij het bestelformulier gedigitaliseerd en data kunnen automatiseren zonder het gehele process en vertrouwde werkwijze aan te passen.
- Een bestellijst voor filiaalmanagers
- Een pakbon voor het distributie centrum
- E-mail afhandelingen
- Rapportages per vestiging (voorraad beheer, omzetcijfers etc.)
Resultaat: Adoptie eindgebruikers & up to date rapportages
Een belangrijk onderdeel is de adoptie van de eindgebruikers. Ze zijn bekend met het bestelformulier maar nog niet met de online versie en de voordelen daarvan. Door goede voorlichting te geven wat de mogelijkheden én de voordelen zijn ontstaat een gevoel om het nieuwe formulier te omarmen. De feedback van eindgebruikers is meegenomen in de doorontwikkeling van het product. Stapje voor stapje zullen er meer processen gemakkelijker gemaakt worden waardoor er meer tijd overblijft voor het echte ondernemen.
“De nieuwe tool die Van Ons voor ons heeft gebouwd, heeft enkele tijdrovende processen vergemakkelijkt. Ik heb nu de juiste gegevens voor me met 1 druk op de knop en filiaalmanagers kunnen de voorraadtelling via de telefoon verrichten.”
Jacintha Benjamin – Coffee Company
Case: Boekmanstichting
De Boekmanstichting is een onafhankelijk kenniscentrum en doet onderzoek naar trends in de cultuursector en het cultuurbeleid. Het doel van de stichting is om zoveel mogelijk kennis over de cultuursector in Nederland te verspreiden.
Uitdaging die de Boekmanstichting ons heeft voorgelegd:
Werken met lijstjes werkt voor ons, we moeten alleen de data naar de buitenwereld kunnen presenteren op een begrijpelijke en visuele manier.
75.000+ items verwerken en visualiseren
De Boekmanstichting heeft in de loop der jaren een manier gevonden om veel van de data te verwerken in Google Docs & Spreadsheets. De uitdaging in deze case is het presenteren van de data op een visuele én begrijpelijke manier voor bezoekers van de website. De database van de Boekmanstichting bevat 75.000+ items verdeeld over 7 categorieën. Daarnaast beheert de stichting de cultuurindex dat gebaseerd is op alle data en wordt weergegeven op basis van 80 verschillende indicatoren.
Automatisering bespaart tijd
Door een maatwerk koppeling data automatisch naar de website te brengen en in unieke velden & templates op te slaan hoeft de beheerder alleen nog een eindcontrole uit te voeren. Voor publicatie bestaat er altijd de vrijheid om het e.e.a. naar wens aan te passen.
Alles in één systeem
Naast de grote database en de cultuurindex zijn er de “gewone” onderdelen binnen de website te vinden zoals evenementen, publicaties, dossiers en meerdere statische pagina’s. Door de gehele website in WordPress te beheren komt alle verzamelde data samen in één systeem en kunnen de eindverantwoordelijken eenvoudig samenwerken om de website up to date te houden.
Het contact met Van Ons gedurende het traject was aangenaam. Als er iets moest gebeuren dan konden we daarop rekenen. Van Ons dacht vanaf het begin goed met ons mee en we zijn erg tevreden met de website. Alle onderdelen van de Boekmanstichting komen goed naar voren en sluiten mooi op elkaar aan. Dankzij de nieuwe website kunnen we onze verschillende producten in de juiste context presenteren. We zijn erg blij met de website zoals die nu is geworden. Door de samenwerking met Van Ons hebben we nu een website waarin zowel de bibliotheekcatalogus als de Cultuurindex zijn geïntegreerd.
Nuran Bozkurt
PR & Communicatiemedewerker
